笔下文学

第十章管理时间高效执行（第2页）

过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。'‘这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止，然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧，你总是做着最重要的事情。之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少；

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维?利寄去

一张2。5万美元的支票和一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯?舒瓦普赚得1亿美元。

时间对我们每一个人是公平的，而为什么有的人在同样的时间里却干出成绩，而有的人整日忙忙碌碌却没有多大的成就？其实问题很简单，就是看你怎么利用时间，怎样统筹它，无疑，成大事者是统筹时间的高手。因为，他们知道怎样合理地使用时间。

如果你自觉怀才不遇，而又想大展宏图的话，不妨检视自己是否犯了以下这些坏习惯！

做事毫无头绪。工作随便，经常忽略工作对象的名字、电话号码及工作项目等，让人看起来做事不专心，让自己的工作形象大打折扣。毫无头绪地做事会让你在工作处理上显得缺乏组织能力，或者显得情绪低落，缺乏兴趣。

做事虎头蛇尾。手上的事情尚未完成，就立刻把注意力转移到其他事情上，完全忘记事情该有先后顺序及轻重缓急。如此一来，很容易影响工作的进度及工作质量。

纠错措施：每天分配两到三个小时完成必须优先处理的工作，在处理事情之前，先制订妥善的计划。工作专心致志，不要分心，集中注意力在上司所交代的任务上。

在现实生活中，各种事情纷至沓来，令我们应接不暇。但是请记住，不论事情有多少，永远是要事第一。先要把当前该做的事做好，分清主次，你才会在不知不觉中养成做事的好习惯，从而获得效率，获得成功。

从现在开始，培养你统筹时间做事的习惯吧，只有具备这个好习惯，你做事才能有效率，从而达到事半功倍的效果。

3。工作条理化就是效率

无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。为了高效工作，必须让你的工作条理化，只有这样，才能减少忙乱，提高功效。

为了提高工作效率，我们不妨从以下几个方面做起：

（1）让条理化的工作节省你的时间和精力

美国管理学博士在其《有效的经营》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可减少重复，开启了更大和更佳工作任务之门。'‘

工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的手里资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？

西方“支配时间专家”运用电子计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出了许多合理化建议，其中有一条就是“整齐就是效率"。他们比喻说:木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别摆放，使用起来随手可得°每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。

工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。一位管理人员叹息说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。"我们经常看见一些青年学生的书包里，甚至高级管理人员的公文包里，简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块糖、一叠废纸等等。

办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这是因为我们不想

忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。"问题是东西堆得越来越高，当不能记起下面放的是什么东西时，就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费到査找丢失的东西上。据统计，有95%以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。

成功者使办公桌整洁而不乱的办法是：

①把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

②在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。

③要力戒由于干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他不相干的工作。一定要力求你在结束手头这项工作之前，为它采取了所有应该釆取的处理措施O

④按规则把已经处理完毕的东西放到适当的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的气如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事；“暂时靠后处理的气即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是当前的重要工作，还有待研究、需要进一步在时间等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的，包括上司的指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等。根据自己所好“分类保存"，用完以后放回原处。手稿、资料、书籍等，什么东西放在哪里，都要有一定的“规矩每次用完，随手放回原处。对与你有联系的报纸、出版社、文艺界、科学界朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。养成“有首尾"的好习惯，把资料手稿整理得井井有条，办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊，这样就避免了混乱，时间就不会在找这找那中溜过去。

（2）把自己的工作任务清楚地写出来

工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多时间管理权威都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力获得很大的提高。

只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，。又办不好事情。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗的现象。’

填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不落地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢?”然后再问自己：“接着，我该干什么呢?"用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种有效的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。工作日程表与计划不同，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于他们不善于制定日程表，不善于安排好日常的工作。作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，。只有混乱二字。”

制定工作日程表应遵守以下原则:

①以重要活动为中心制定一天的工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。

②以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天的工作日程。不可

能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。

③把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。